Strojnásobte vašu produktivitu

Posted by:

Zažili ste už to, že ste sa pozreli späť na váš predchádzajúci týždeň s previnilým pocitom, že ste toho nedokončili tak veľa, ako ste chceli?

Pri budovaní vašej úspešnej kariéry alebo vašej vlastnej firmy je čas tá najhodnotnejšia vec, ktorú máte a váš príjem je priamy výsledok toho, ako využívate váš čas.

Nemôžete si ho kúpiť viac a hodiny stále tikajú.

Pred pár mesiacmi som objavil jednoduchý systém, ktorý mi umožnil strojnásobiť moju produktivitu a v tomto článku budem s vami zdieľať niekoľko praktických rád, ktoré môžete ihneď použiť, aby ste zvýšili vaše efektivitu bez toho, aby ste pracovali tvrdšie, než pracujete teraz.

Majte jasný prehľad o vašom čase

Prvým krokom ku lepšiemu manažovaniu času je zistiť, ako trávite a využívate svoj čas teraz.

Merať si čas je veľmi efektívny spôsob a po jednom dni merania ihneď získate úžasný prehľad o tom, kde sa všetok váš čas stráca.

Iba samotný akt merania času stačí na to, aby ste zdvihli vaše podvedomé návyky do vášho vedomia, kde ich potom môžete zachytiť a začať meniť.

Tu je návod na to, ako si merať čas. Počas vášho dňa si odstopujte čas kedykoľvek začnete alebo skončíte nejakú aktivitu. Zvážte použitie stopiek na zaznamenávanie časových intervalov pre každú aktivitu.

Môžete si vybrať, či to budete robiť iba počas vášho pracovného času alebo počas celého dňa.

Na konci dňa roztrieďte časové úseky do niekoľkých kategórií a zistite, aké percento vášho času ste strávili na každý druh aktivity.

Ak si chcete dať vážne záležať, robte to celý jeden týždeň a vypočítajte si percentá celkového času, ktorý trávite na jednotlivých aktivitách. Buďte tak detailní, ako sa len dá.

Všimnite si, ako veľa času strávite čítaním emailov, čítaním správ, surfovaním webu, telefonovaním, jedením, chodením na záchod, atď.

Ak vstanete z vašej stoličky, znamená to, že si pravdepodobne potrebujete zase zmerať čas. Ja obyčajne skončím s 50-100 rôznymi zmeranými časmi za deň.

Možno budete nemilo prekvapení, ak zistíte, že iba malá časť času, ktorý máte určený na prácu, skončí skutočným pracovaním.

Výskumy opakovane potvrdili, že priemerný zamestnanec v kancelárií strávi prácou iba 1.5 hodiny zo svojho pracovného dňa.

Zvyšok je strávený rozprávaním sa s kolegami, kávovými prestávkami, jedením, zapájaním sa do komunikácie, ktorá nemá nič spoločné s prácou, prehrabávaním sa cez papiere a robením veľkého množstva úloh, ktoré sú nepodstatné pre prácu.

Priemerný kancelársky zamestnanec pracujúci na plný úväzok dokonca nezačne skutočne pracovať, kým neodbije 11:00 a okolo 15:30 by už najradšej skončil.

Zanalyzujte vaše výsledky

Keď som si prvý raz robil takéto meranie, skončil som s 15-tymi hodinami skutočnej práce za týždeň, napriek tomu, že som v kancelárií strávil okolo 60 hodín.

Aj keď som bol technicky dvakrát produktívnejší ako priemerný človek pracujúci v kancelárií, moje výsledky ma veľmi znepokojili. Kde sa stratilo tých 45 hodín?

Moje meranie času to však všetko odhalilo.

Odhalilo všetko márnenie času, ktoré som si vedome neuvedomoval – príliš časté kontrolovanie emailov, nezdravý perfekcionizmus pri robení úloh, ktoré ani nemuseli byť spravené, nadmerné čítanie novín, príliš veľa času stráveného jedením, poddávanie sa rozptýleniam, atď.

Vypočítajte si pomer vašej osobnej efektivity

Keď som zistil, že som v kancelárii strávil 60 hodín, ale skutočne som pracoval iba 15 hodín, začal som sa sám sebe klásť veľmi zaujímavé otázky. Môj príjem a pocit, že som niečo spravil, záviseli iba od týchto 15 hodín, nie od celkového času, ktorý som strávil v kancelárií.

Preto som sa rozhodol začať merať môj denný pomer efektivity, čo je vlastne čas, ktorý strávim tak, že skutočne pracujem delené časom, ktorý celkovo trávim v kancelárií.

Aj keď ma určite hnevalo zistenie, že som pracovaním trávil iba 25% času, uvedomil som si tiež, že to neznamená, že teraz musím zostať v kancelárii dlhšie.

Pomer efektivity = (Čas strávený „skutočnou prácou“ )/ (Čas strávený „v práci“)

Obmedzte celkový čas strávený „v práci“, aby ste tak zvýšili vašu efektivitu.

Ak by ste sa niekedy pokúšali presvedčiť sa, aby ste robili niečo, čo vás v skutočnosti vôbec nemotivuje, tak asi zlyháte. To sa stalo mne, keď som sa snažil presvedčiť sa, že musím pracovať tvrdšie.

Fakt je, že snaženie sa ma vlastne demotivovalo a odháňalo ma ešte ďalej od efektivity, po ktorej som tak túžil.

A tak som sa rozhodol skúsiť opačný prístup. Nasledujúci deň som si dovolil stráviť „v práci“ iba 5 hodín a deň potom som si nedovolil pracovať vôbec. A vtedy, ako si iste viete predstaviť, sa začali diať zaujímavé veci.

Môj mozog asi začal chápať, že pracovný čas je niečo, čo je ťažké dostať, pretože na ďalší deň som pracoval 5 hodín vkuse a pomer efektivity vyskočil na 90%.

V mojom experimente som pokračoval po zvyšok týždňa a skončil som s 25 hodinami strávenými skutočnou prácou a s iba 30 hodinami strávenými „v práci“ (pomer efektivity bol niečo nad 80%).

Takže nielenže som bol schopný znížiť počet hodín, ktoré pracujem, ale tiež som dokázal zvýšiť efektivitu práce a spraviť viac za menej času.

Ak vaše meranie času ukáže, že váš pomer efektivity je celkom nízky, skúste limitovať celkový čas, ktorý trávite „v práci“ a pozorujte, čo sa stane.

Keď si váš mozog uvedomí, že pracovného času nie je až tak veľa, zázračne sa stanete efektívnymi, pretože jednoducho musíte byť efektívni.

Ak však máte všetok čas sveta, je veľmi ľahké stať sa znova neefektívnym.

Postupne zvyšujte celkový počet hodín „v práci“, zatiaľ čo udržujete vrcholovú efektivitu

Počas niekoľkých týždňov som bol schopný udržať môj pomer efektivity nad 80% a zároveň postupne zvyšovať celkový čas, ktorý som trávil v práci.

Bol som schopný vydržať v tomto novom štýle už niekoľko mesiacov a bežne tak dokončiť 40 hodín skutočnej práce počas jedného týždňa (celkovo som v kancelárií strávil 45 hodín).

Naučil som sa, že tento štýl fungovania je pre mňa ideálny. Ak sa budem snažiť byť dlhšie v práci, moja produktivita začína rapídne klesať.

Zaujímavá vec je, že tento systém mi na jednej strane umožnil zlepšiť efektivitu v práci a na druhej strane priniesol úžasné množstvo rovnováhy do ostatných častí môjho života.

Bol som schopný strojnásobiť moju pracovnú efektivitu a stále mám dosť času na moje osobné záujmy.

Meranie času je inteligentná voľba, ktorá zaistí optimálnu produktivitu bez navýšenia celkového času. Ale na to, aby meranie času prinieslo skutočné výhody, musí byť robené pravidelne.

Ja to robím teraz asi raz za dva mesiace a zakaždým mi to prinieslo nový pohľad na to, ako pracujem a ako využívam svoj čas. Vždy je tam priestor na zlepšenie.

Ešte jedna vec, ktorú musíte vedieť. Ak vynecháte meranie času, vaša produktivita začne pomaly klesať, pretože znova sa nechávate unášať podvedomými návykmi.

Keď cítite, že vaše produktivita klesá, začnite pracovať s vaším vedomím pomocou merania času, zmerajte si pomer efektivity a potom vylepšujte vaše efektivitu, aby ste vrátili vašu produktivitu tam, kam právoplatne patrí.

Meranie času je veľmi prospešná aktivita, ktorá zaberie veľmi málo času a úsilia, ale dlhodobo sa vám niekoľkonásobne vyplatí.

Naučím Vás, ako sa môžete učiť menej

Pridajte komentár