Produktivita 2.0: Ako nové pravidlá produktivity kompletne menia to, ako pracujeme

Posted by:

Počas minulých rokov nám knihy, články a blogy o produktivite ukazovali a radili, ako byť oveľa produktívnejší : ako preletieť cez všetky úlohy, ako robiť viac úloh naraz, ako pracovať rýchlejšie a ako byť lepšie zorganizovaný.

Môžeme povedať, že tieto rady nás učili, ako byť skvelou súčasťou firmy alebo organizácie, ktorá od nás chce viac a viac. Ale to je produktivita starej školy alebo Produktivita 1.0.

Dnes sa však pozrieme na nový „systém“ Produktivita 2.0 : novú sadu pravidiel, ktorá pre bežných pracujúcich ľudí zmenila takmer všetko, čo sa týka produktivity a efektívnosti pri práci.

Ako nerobiť úlohy povrchne – ale naučiť sa ,ako pracovať sústredenejšie a hlbšie. Neplánovať si a nemať veľké množstvo stretnutí a porád – ale jednoducho začať predávať softvér alebo produkt alebo službu a pravidelne sa zlepšovať.

Ako netráviť príliš veľa času organizovaním – pretože existujú dôležitejšie veci, o ktoré sa musíme postarať.

Produktivita sa určite zmenila. Zmenili sa pravidlá hry a je na nás, či sa im prispôsobíme alebo budeme zaostávať.

Tieto pravidlá nie sú až také nové, ale až teraz si ich začína osvojovať čoraz väčší počet ľudí a domnievam sa, že dokonca aj veľa firiem začne tieto pravidlá pridávať do svojich školiacich procesov a bude ich učiť svojich zamestnancov.

Prosím, uvedomte si, že každý človek je v jedinečnej situácií a tieto nové pravidlá produktivity nebudú určite fungovať pre každého jedného pracujúceho človeka a v každej jednej firme.

Niektoré práce majú špeciálne požiadavky, ktoré zmenu pravidiel neumožňujú. Zatiaľ. Ale čím viac, tým častejšie vidíme tú zmenu v spôsobe, akým sa celý svet začína pozerať na produktivitu.

1. Nerobte povrchnú prácu – pracujte sústredene a do hĺbky

Stará škola : Povrchná práca. Stará škola produktivity nás učila, ako spraviť každú jednu úlohu. Každá úloha je iba vec, ktorú treba čo najrýchlejšie spraviť a čím viac toho stihneme, tým lepšie.

Rýchlosť je rozhodujúca a robenie veľkého množstva úloh je kľúčovým kritériom pri hodnotení výkonu. Tak ako veľa úloh ste dnes stihli?

Produktivita 2.0 : Hlboká sústredenosť. Nový pracovník nie je posadnutý rýchlosťou. Dovolí si spomaliť a pracovať voľnejším tempom.

Zbaví sa rozptýlení a dovolí si sústrediť sa na úlohu, ktorá je pred ním.

Dôležité a vzrušujúce úlohy ho dokážu nadchnúť a dostáva sa do stavu „flow“. Toto umožňuje nový typ produktivity – ten typ, kde najviac záleží na kvalite, kde sa tvoria úžasné veci ako na bežiacom páse a kde existuje vášeň a uspokojenie, keď je nejaká úloha hotová.

2. Minimalizujte stretnutia a plánovanie – jednoducho začnite

Stará škola: Veľa plánovania je dôležitá vec. Treba mať čo najviac stretnutí, na ktorých môžete plánovať, diskutovať podrobnosti alebo detailné záležitosti a uistiť sa tak, že všetko je riadne naplánované ešte skôr, ako niečo vypustíme na verejnosť.

To však znamená, že veci trvali dlho. A bolo tak v poriadku, keďže svet sa pohyboval oveľa pomalším tempom.

Produktivita 2.0 : Jednoducho začnite. Zabudnite na všetko detailné plánovanie. Porady sú iba márnenie času.

Namiesto toho zistite, aké sú minimálne požiadavky na vypustenie vášho produktu alebo služby, spravte ich tak rýchlo, ako je to možné a vypustite to v testovacom móde. Zlepšujte sa za pochodu.

Veci nemusia byť perfektné hneď zo začiatku. Google je stelesnením tejto filozofie – počkal si dovtedy, kým mal lepší emailový program ako Microsoft Outlook a až potom spustil Gmail?

To určite nie – Gmail spustil iba pre malú skupinu užívateľov a postupne ho zlepšoval. Teraz je z neho najlepší emailový program. To isté sa udialo s Google Chrome.

Plánovanie je potrebné, ale ak budete iba plánovať a nič nespravíte, tak sa ďaleko nedostanete.

3. Papiere sú zastarané – automatizujte s technológiou

Stará škola: Prebárajte sa cez tony papierov. Starý produktívny pracovník mal veľké množstvo prichádzajúceho papiera a ešte viac papierov, ktoré musel vyplniť.

A produktívne metódy ho naučili, ako prechádzať cez tieto papiere obrovskou rýchlosťou – povrchne.

Produktivita 2.0 : Automatizujte s technológiou. Veľa pracovníkov sa teraz učí, ako sa zbaviť všetkých papierov.

A vďaka tomu, že sa všetko stáva digitálnym, môžeme využiť technológiu, aby sme prechádzali cez veci rýchlejšie.

Ľudia dnes môžu vypĺňať online formuláre namiesto papierových formulárov a počítače dokážu zozbierať dáta vo formulároch do databáz, s ktorými sa dá potom ďalej manipulovať.

Nepotrebujete nič fotiť, skenovať, faxovať, vypĺňať, dávať dokopy, spinkovať, tlačiť alebo žiadne ďalšie kancelárske úlohy, ktoré sú úzko spojené s papierovou formou.

Ľudia si dnes môžu niečo kúpiť cez internet a ku dverám im to môže byť doručené za pár dni, bez akýkoľvek zbytočných papierových objednávok a formulárov – všetko sa robí cez počítač alebo dokonca už aj cez smartfóny. Veľa úloh, ktoré zvykli robiť ľudia, teraz dokážu robiť automaticky počítače.

4. Nerobte viac vecí naraz – robte viac projektov naraz a iba jednu vec v určitý čas

Stará škola: Robenie viac vecí naraz je veľmi produktívne. Striedanie medzi viacerými úlohami dokazuje ,akí produktívni ste. To hovorí produktivita starej školy.

O robení viac vecí naraz sme toho napísali už dosť a viete, aký máme na to názor. Ak naozaj neviete, dozviete sa to v neskorších článkoch…Všetko po poriadku.

Produktivita 2.0: Robte viac projektov naraz a iba jednu vec v určitý čas. Nebudem sa opakovať, ale v krátkosti poviem, že sústredenie sa len na jednu úlohu je oveľa efektívnejšie ako robiť štyri veci naraz. Poviem vám však o tom, aké výhody má robenie viacerých projektov.

Povedzme, že pracujete na úlohe 1 z Projektu A – mali by ste robiť iba jednu úlohu, zatiaľ čo pracujete na úlohe 1.

Ale keď je úloha hotová, možno budete musieť čakať na to, čo vám na ňu povie šéf alebo nadriadený skôr, ako sa pohnete na úlohu 2.

V tomto prípade, zatiaľ čo čakáte, môžete pracovať na úlohe 1 z Projektu B. Znova robíte iba túto jednu úlohu. Nie veľa úloh naraz.

Keď ste hotoví, zase môžete potrebovať počuť spätnú väzbu od klienta predtým, než sa pohnete ďalej, na ďalšie úlohy v Projekte B – v tejto situácií sa môžete vrátiť ku Projektu A, ak už tú úlohu váš šéf stihol ohodnotiť alebo sa pohnite na projekt C.

Práca na viacerých projektoch je efektívna, pretože namiesto čakania na jeden projekt, máte viac možností, na ktorých môžete pracovať.

5. Produkujte menej, nie viac

Stará škola: Produkujte viac. Znova, podstatné je, aby ste toho vyprodukovali čo najviac. Dobrý manažér vie dostať zo svojich podriadených tak veľa produktivity, ako je len možné. Dobrý pracovník produkuje veľa.

Produktivita 2.0: Produkujte menej. Viac neznamená automaticky lepšie. Staré myslenie môže viesť ku veľkej kope nekvality.

Namiesto toho sa začnite sústreďovať na kvalitu, na inováciu a na kreativitu. Sústreďte sa na tie dôležité veci. Ako príklad si môžeme vziať vývojára softvéru : jeden vývojár môže napísať veľmi veľa kódu a produkovať jeden program za druhým.

Ale druhý vývojár sa môže sústrediť na skutočne inovatívny program a hoci napíše oveľa menej kódu a menej programov a strávil viac času na vývoji jedného programu…jeho softvér môže zmeniť celý priemysel.

Môže získať ocenenia a uznanie. Možno sa dokonca stane najväčšou časťou príjmu spoločnosti, ak sa uchytí. Vytvárajte veci, ktoré dokážu zmeniť svet.

6. Zabudnite na organizovanie – použite technológiu

Stará škola: Buď organizovaný. Produktívny pracovník minulosti má zásuvky plné záložiek, všetko pekne zorganizované tak, aby sa nikdy nič nestratilo. Má diár, ktorý je plný kontaktov a stretnutí.

Svoje zložky v počítači organizuje do zložiek, potom menších zložiek a potom ešte ďalších zložiek. Zaberie to veľa času, ale oplatí sa to.

Produktivita 2.0: Označ, archivuj a hľadaj. S technológiu ani jedna táto vec nie je potrebná. Označte dokument nejakou značkou alebo menom, archivujte ho a keď ho budete potrebovať, napíšte do vyhľadávača meno a nájdete ho.

Tento prístup šetrí veľa času, veľa úsilia a veľa bolestí hlavy. A vy potom môžete využiť čas na dôležitejšie veci.

7. Preč s hierarchiami – poďme za slobodou

Stará škola: Hierarchia. Starý spôsob myslenia je, že hierarchie sú efektívnejšie. Veď predsa v komunizme bolo všetkého dosť a vlaky chodili na čas, nie? No, to nie je celkom pravda.

Hierarchie si vyžadujú veľa priameho rozhodovania a veľa hore-dole komunikácie. Najnižší level často nemôže konať, pretože potrebuje vedieť, ako sa rozhodli tí, čo sú postavení vyššie.

A vyššie postavení sa zase môžu rozhodnúť zle, pretože nepoznajú pravú situáciu. Výsledkom je, že vzniká veľa neefektívnosti.

Produktivita 2.0: Nezávislosť, sloboda a spolupráca. Hierarchie sa začínajú vyrovnávať. Faktom je, že vznikajú úplne nové formy spolupráce a organizácie. Ľudia čoraz viac pracujú nezávisle, či už pre nejakú spoločnosť alebo ako pracovníci na voľnej nohe alebo ako konzultanti.

Vyberajú si práce, ktoré ich bavia a spolupracujú s druhými, keď to potrebujú.

Pracovníci majú možnosť robiť rozhodnutia, efektívnejšie komunikovať a ľudia s väčšou slobodou sú zvyčajne šťastnejší v ich práci a oveľa zapálenejší pre prácu, ktorú vytvárajú.

8. Pracujte menej hodín, nie viac

Stará škola: Pracujte viac hodín. Pracujte dlho a tvrdo! Produkujte čo najviac!

Pracovalo sa viac hodín a u šéfa sa tak získavalo veľké plus. Existovala veľká konkurencia medzi zamestnancami o to, kto bude pracovať najtvrdšie a najdlhšie.

Produktivita 2.0: Pracujte menej hodín. S väčšou slobodou si pracovníci uvedomujú, že práca nie je všetko a že je oveľa dôležitejšie je byť šťastný, tvoriť dôležitú prácu, mať slobodu na to, aby sme boli kreatívni a produktívni a aby sme boli zapálení pre to, čo robíme.

Toto všetko je oveľa dôležitejšie než dať všetko za niečo, čo nás ani nezaujíma. Výsledkom je, že veľa ľudí pracuje z domu. Viac ľudí má flexibilný pracovný čas, vstáva skoro a odchádza skôr z práce.

Oveľa viac ľudí si poobede pospí, keď to potrebujú a zobudia sa oddýchnutí a pripravení na ďalšiu sústredenú prácu.

Čoraz viac ľudí si stanovuje limity pre počet odpracovaných hodín a uvedomuje si, že tieto limity im pomôžu lepšie využiť tie hodiny, kedy musia pracovať.

Naučím Vás, ako sa môžete učiť menej

Pridajte komentár