Ako skutočne spraviť veci, ktoré sú na vašom zozname úloh alebo prečo ich zapísanie neznamená automaticky ich dokončenie

Posted by:

Stali ste sa dobrými v organizovaní vašich úloh na vašom zozname úloh, ale máte problém spraviť ich? Nie ste sami.

Spraviť úlohy, ktoré sú na vašom zozname úloh, je ťažké, pretože v skutočnosti je to zbierka návykov, o ktorých väčšina ľudí ani nerozmýšľa.

V tomto článku sa pozrieme na niektoré najčastejšie problémy, ktoré vám bránia dokončiť veci a pozrieme sa aj na návyky, ktoré vám pomôžu prekonať tieto problémy.

Tento článok bol napísaný ako odpoveď nášmu čitateľovi Milanovi, ktorý sa spýtal skvelú otázku:

„Veľa systémov produktivity, ako napríklad GTD od Davida Allen, prízvukuje dôležitosť robenia si zoznamov úloh. Je ľahké naučiť sa túto zručnosť. Ale čo ak problém nie je v robení zoznamu, ale v skutočnosti je problém urobiť veci, ktoré na zozname sú? Čo ak si napíšem, „Spraviť X, Y a Z“ a potom sa nemôžem prinútiť, aby som spravil čo i len jednu z týchto vecí?

Myslím si, že veľa ľudí nemá problém spraviť si zoznam úloh, ale majú skôr problém s robením vecí, ktoré na tom zozname sú.“

Milan potom pokračoval a vymenoval niekoľko dôvodov, prečo on a ostatní ľudia majú problém dokončovať úlohy, ktoré si na svoje zoznamy napíšu.

„Cítim odpor a nechuť, keď na niečom začínam pracovať. “

Najprv by bolo dobré analyzovať tento odpor, čo je vec, ktorú väčšina z nás skoro vôbec nerobí. To sme si už vysvetlili v predchádzajúcom článku. Prečo nechcete začať niečo robiť? Identifikujte problém a potom môžete začať hľadať riešenie.

Keď už o tom rozprávam, tu je pár návrhov, ktoré by mohli pomôcť:

  • Malé kúsky. Povedzte si, že musíte spraviť iba 5 minút skutočnej práce. Tento malý časový úsek nie je tak hrozné dodržať.
  • Začnite. Potom, čo sa rozbehnete, je oveľa ľahšie pokračovať. Povedzte si preto, že všetko, čo je treba spraviť, je začať.

Rád prirovnávam tento princíp k behaniu: namiesto toho, že by som sa bál, ako dopadne celý môj beh, poviem si, že si stačí zaviazať šnúrky a vyjsť z domu.

Zvyšok je potom veľmi ľahký. Urobte rovnakú vec s akoukoľvek úlohou. Začnite.

  • Odmeňte sa. Nedovoľte si kontrolovať email (alebo akákoľvek odmena u vás funguje- niečo, čo musíte robiť každý deň), kým nestrávite aspoň 15-20 minút pracovaním na úlohe.

Nastavte si časovač. Potom, čo prešlo 15 minút, nastavte si znova časovač na 5 minút a počas tejto doby si môžete skontrolovať email. Celý proces opakujte.

  • Nadchnite sa pre to. Toto je vlastne rada, ktorá vám pomôže v každej situácií. Ak ste pre niečo nadchnutí, nebudete mať problém spraviť to.

Napríklad, zbožňujem zlepšovanie svojej produktivity a som nadšený, keď o nej môžem niečo napísať.

Hneď ako som dostal nápad na zbierku článkov o produktivite, sadol som si za počítač a niekoľko dní som na tom svedomito pracoval. Spravil som si iba niekoľko prestávok a vložil som sa do tejto práce.

Ale ako sa môžete nadchnúť pre robenie nejakej úlohy? Skúste prísť na to, čo vás dokáže nadchnúť a motivovať.

Prinesie vám práca nejaký príjem? Čo môžete s týmto príjmom spraviť?

Prinesie vám to nových klientov, nové príležitosti, nové uznania?

Ak nedokážete nájsť nič, čo by vás pri tejto úlohe nadchlo, zvážte, či je táto úloha vôbec dôležitá – a ak nie je, nájdite spôsob, ako ju neurobiť.

„Bojím sa určitých úloh alebo sa bojím práce na určitých projektoch.“

Zvyčajne existuje niekoľko dôvodov, prečo vás úlohy alebo projekty strašia:

1. Sú obrovské z hľadiska veľkosti a úsilia. Aby sme to vyriešili, rozdeľte si tieto obrovské úlohy na menšie časti – vlastne si určite iba prvú vec, ktorú musíte pri tejto úlohe spraviť.

Chápem, že spraviť úlohu ako „Vytvoriť biznis plán“ alebo „Spraviť rozpočet…“ môže byť odstrašujúce. A preto si musíte určiť prvú vec, ktoré spravíte.

Napr. „Zavolať Jožovi a vypýtať si dokumenty potrebné na spravenie biznis plánu“ alebo „prekonzultovať robenie rozpočtu s ostatnými členmi tímu.“. Tieto úlohy sú oveľa ľahšie a menej náročné.

2. Neviete, ako sa to má robiť. Ak ste niečo predtým nespravili už miliónkrát, je to pre vás neznáme a nepoznané. A všetci sa bojíme toho, čo nepoznáme a nechápeme.

Riešenie? Najprv zistite viac informácií – naučte sa o tom tak veľa ako je možné. To môže znamenať, že si spravíte prieskum na internete, porozprávate sa niekým, kto to už spravil pred vami alebo si prečítate knihu alebo pôjdete na školenie.

Čokoľvek urobíte, spravte z nepoznaného poznané. Druhá vec: Trénujte tak veľa, ako je možné. Potom, čo sa naučíte, ako niečo robiť, musíte trénovať, aby ste sa v tom stali dobrými.

Netrénujte celú vec – trénujte individuálne zručnosti, ktoré treba na spravenie úlohy alebo projektu, jednu po druhej, až kým sa v týchto zručnostiach nestanete skutočne dobrými.

3. Sústredíte sa na negatívne stránky. Môžete sa sústrediť na to, aké ťažké je tú vec spraviť alebo aké všetky prekážky vám v tom bránia. Skúste sa na to však pozrieť s pozitívneho hľadiska.

Sústreďte sa na príležitosti, ktoré táto úloha predstavuje…príležitosť naučiť sa, stať sa v niečom lepším, zarobiť viac peňazí, zapracovať na vzťahu, získať dlhodobé uznanie, zlepšiť kariérne možnosti atď.

Tento tip je veľmi podobný tipu „Nadchnite sa pre to“ s predchádzajúcej časti.

Ak sa pozeráte na možnosti a nie na problémy, budete sa menej báť a oveľa radšej tú úlohu spravíte.

„Začnem, ale potom sa nechám rozptýliť a nikdy to nedokončím.“

Ak ste začali, tak ste už aj tak ďaleko pred ostatnými. Teraz potrebujete iba pracovať na odstránení rozptýlení. Moje rady nie sú najpopulárnejšie, ale fungujú:

  • Malé úlohy. Už som to spomínal, ale je to dôležité a preto to zopakujem. Ak ste opakovane rozptyľovaní, môže to byť kvôli tomu, že pracujete príliš dlho na jednej úlohe alebo projekte.

Ak chcete zostať sústredení, pracujte iba na malej úlohe – oveľa ľahšie sa vám bude koncentrovať. Ak úloha zaberie príliš dlho, sústreďte sa iba na 20 minút, kedy na tom budete pracovať a potom si dajte 5 minút prestávku.

  • Jedna úloha. Nedovoľte si robiť viac úloh naraz. Robte iba tú úlohu, ktorá je pred vami. Ak zvyknete odpovedať na emial, chatovať, surfovať web, čítať RSS, rozprávať sa cez telefón a to všetko zatiaľ , čo robíte úlohu, neustále budete vyrušovaní a rozptyľovaní.

Robte jednu vec. Ak cítite, že sa nemôžete dobre sústrediť, zastavte sa. Nadýchnite sa, choďte sa prejsť a potom sa vráťte ku práci.

  • Odpojte sa. Najväčšie rozptýlenie prichádza cez internet. Emaily, správy, Facebook, Twitter, Skype. Odpojte sa z internetu, keď pracujete na nejakej úlohe. Toto je veľmi nepopulárna rada, ale predtým než ju zavrhnete, skúste ju. Odpojte všetko čo sa dá a sústreďte sa na úlohu. Spravíte toho oveľa viac. Garantujem vám to. Tento článok píšem, zatiaľ čo som odpojený od Internetu a je pre mňa oveľa ľahšie sústrediť sa.
  • Upracte si stôl. Rozptýlenia prichádzajú z vizuálneho neporiadku. Možno sa oplatí upratať si všetko na vašom pracovnom stole (pozrite si 3 kroky ku upratanému pracovnému stolu). Tiež si upracte vaše steny a plochu v počítači.
  • Sústreďte sa. Potom, čo je váš stôl uprataný, vy ste odpojení a pracujete len na jednej úlohe, skutočne sa do tejto úlohy ponorte.

Vložte do toho svoju energiu a pracujte naplno. Možno sa pri práci úplne zabudnete a dosiahnete stav známy ako „flow“.

  • Robte si prestávky. Pomôže vám to sústrediť svoj čas na jednu úlohu a potom si dať pauzu. Počas prestávky si bude môcť váš mozog oddýchnuť a zregenerovať sa.

Po prestávke sa vráťte k vašej úlohe a znova sa na ňu sústreďte.

„Často cítim, že sa mi nechce robiť vôbec. Myšlienka práce sa zdá hrozná a nikdy nič nezačnem robiť“

Tiež poznám tento pocit. Všetkých nás to občas prepadne a neexistuje jedna správna odpoveď alebo jedno riešenie. No, tak či onak, tu je pár rád:

  • Upravte sa. Ak pracujete z domu, osprchujte sa. Často iba to, že sa upravíme stačí, aby sme sa cítili oveľa lepšie.
  • Choďte na prechádzku. Opakovane zisťujem, že malá prechádzka rozprúdi moju krv, osvieži moju myseľ a umožní mi premýšľať nad tým, čo ste chcem dnes skutočne spraviť. Možno to nie je to, čo potrebujete, ale vyskúšať to sa oplatí.
  • Cvičte. Podobne ako prechádzajúci tip, cvičenie vám môže navodiť skvelý pocit. Behanie v parku, krátky silový tréning, pilates alebo meditácia…tieto veci zlepšia vašu náladu a naladia vás to produktívneho a šťastného stavu.

Vyskúšajte to – po dokončení sa budete cítiť oveľa lepšie.

  • Znova -myslite na príležitosti. Myslite na zajtrajšok – nie zajtrajšok ako vzdialenú budúcnosť, ale zajtrajšok, ako deň po dnešku. Predstavte si, že sa zajtra budete pozerať späť na dnešok.

Bude sa vám páčiť, že ste sa flákali a leňošili? Alebo by ste boli šťastnejší, keby ste niečo robili a využili príležitosti, ktoré sa pred vami ukazujú?

Myslieť z pohľadu budúceho Ja je veľmi užitočné – pretože to, čo robíme dnes, otvára možnosti a nové cesty k našim zajtrajškom.

  • Malé detské kroky. Nerozmýšľajte o úlohách tak, že musíte pracovať celý deň alebo že musíte dokončiť celý zoznam úloh. To je zbytočné. Myslite iba na robenie jednej veci.

To je všetko, čo musíte spraviť – iba jednu vec. Urobte niečo malé a jednoduché a ideálne pre zábavu alebo za odmenu.

Sústreďte sa na ľahšie úlohy. A potom, čo začnete, budete oveľa ochotnejší robiť ďalšie, náročnejšie veci.

  • Nájdite niečo zábavne na tom, čo robíte. Ak musíte robiť niečo nepríjemné alebo nudné, samozrejme, že sa vám to nebude chcieť robiť.

No dnes je na čas zmeniť svoj prístup – pozrite sa na tieto veci a nájdite na nich niečo zábavné alebo vzrušujúce. To môže byť presne to, čo potrebujete, aby ste rozbehli a robili ďalšie a ďalšie veci.

  • Zaviažte sa. Ak motivácia nie je váš problém, zaviažte sa, že dnes alebo tento týždeň spravíte veľký posun smerom ku vašim cieľom a projektom – povedzte o tom svojej rodine a priateľom, napíšte o tom na Facebooku alebo sa pridajte ku našej komunite a napíšte nám email – to všetko sú skvelé motivátory. Potom nezabudnite hovoriť ľudom o tom, aký posun ste spravili.
  • Odmeny. Povedzte si, že ak spravíte aspoň prvú úlohu, kúpite si veľkú zmrzlinu. Alebo že si kúpite knihu alebo DVD. Čokoľvek je vašou odmenou, použite to ako motiváciu na začatie pracovania. Potom dovoľte, aby zvyšok nasledoval.

„Spravím si zoznam vecí, ktoré budem robiť nasledujúci deň…a potom na ten ďalší deň sa zobudím a stávam s pocitom, že zase musím spraviť všetky tie nepríjemné úlohy. Nechce sa mi robiť nič, čo je na mojom zozname úloh.“

Poviem k tomu iba dve veci.

1. Príliš veľa. Najpravdepodobnejší dôvod je, že si toho na seba dávate príliš veľa. Ľudia si zvyknú toho na seba nabrať veľmi veľa a vysoko precenia svoje schopnosti. Vy to však môžete robiť inak.

Navyknite si na robenie iba troch najdôležitejších úloh (pozrite predchádzajúce články v tejto sérií) v ten deň a robte ich hneď ráno (ešte predtým, než si začnete kontrolovať emial a facebook).

Ak musíte spraviť iba tri veci, nie je to až také zničujúce. Možno neskôr cez deň budete musieť spraviť ešte niekoľko menších úloh, ale tie si napíšte a zgrupujte ich dokopy, aby ste ich mohli spraviť všetky naraz.

2. Zábava. Druhý dôvod je, že sa pravdepodobne bombardujete s nepríjemnými úlohami. Komu by sa chcelo celý deň pracovať na nepríjemných veciach?

Zmeňte svoj prístup a napíšte si úlohy, na ktoré sa tešíte. Hneď na zajtra si vytvorte vzrušujúci zoznam úloh.

Ak skutočne nemáte na robote nič, čo je dôležité a baví vás to, možno ste skončili v nesprávnej práci. Popozerajte sa radšej po práci, ktorá vás baví.

Áno, každá práca má nepríjemné a ťažké úlohy, ale tie zvyčajne vedú ku skvelým odmenám. Podporujú niečo, z čoho ste potom nadšení.

Ak vaša práca nemá nič z toho, čo som práve opísal, budete sa musieť lepšie prizrieť na to, čo robíte – buď zmeniť pozíciu alebo zmeniť prácu.

Naučím Vás, ako sa môžete učiť menej

About the Author:

Pridajte komentár