Ako nerobiť viac vecí naraz a pracovať efektívnejšie

Posted by:

Pracujete na dvoch projektoch naraz, zatiaľ čo šéf položil na váš pracovný stôl ďalšie dve požiadavky? Ste na telefóne, zatiaľ čo vám prídu 3 nové emaily?

Snažíte sa odísť z práce načas, aby ste mohli po ceste domov kúpiť v obchode pár vecí na večeru?

Váš telefón zvoní a zvoní… Váš kolega sa zastaví pri vás s ďalšou požiadavkou a vaša emailová schránka je zahltená stovkami emailov, ktoré treba prečítať…

Striedate robenie rôznych úloh svetelnou rýchlosťou. Gratulujem!

V dnešnej informačnej dobe sme bombardovaní obrovským množstvom informácii a požiadaviek, ktoré si vyžadujú náš čas.

To je jeden z dôvodov, prečo je GTD tak populárne vo svete plnom informácii – je to systém vyvinutý pre rýchle rozhodnutia a pre udržovanie všetkých požiadaviek vo vašom živote v správnom poradí.

Ale aj keď používate GTD, niekedy sme vecami, ktoré treba urobiť , tak zaplavení, že sa náš systém začína rozpadať.

Jedna americká stránka nedávno publikovala článok Ako robiť viac vecí naraz a je to veľmi dobrý článok o robení viac vecí naraz a o tom , ako sa stále sústrediť na jednu vec v jeden časový úsek.

Tento článok je však o tom, ako nerobiť viac vecí naraz – je to návod ako pracovať čo najjednoduchšie, ako je len možné pre zachovanie normálneho mentálneho zdravia.

Najprv pár rýchlych dôvodov , prečo nerobiť viac vecí naraz.

Robenie viac vecí naraz je:

  • menej efektívne, keďže sa potrebujete prispôsobiť každej novej veci, každej úlohe a potom sa zase prepnúť naspať.
  • komplikovanejšie a teda viac náchylné na stres a chyby.
  • šialené a v tomto už aj tak chaotickom svete musíme hľadať malé oázy pokoja a múdrosti a nie vystavovať sa teroru.

Tu je pár tipov ako nerobiť viac vecí naraz :

Najprv si pripravte zoznam so všetkými úlohami pre rôzne situácie (všetky telefonáty, ktoré treba urobiť, všetky emaily, ktoré treba poslať, veci, ktoré treba spraviť doma atď.). Závisí to od vašej situácie.

Majte vždy niečo po ruke, ako napríklad malý zošit, kde si zapíšete vaše poznámky a veci, ktoré musíte spraviť.

Majte fyzickú a aj emailovú schránku len jednu (čím menej schránok tým lepšie), takže všetok prichádzajúci materiál (papierový alebo digitálny) bude zhromažďovaný na jednom vopred určenom mieste.

Plánujte si svoj deň v blokoch času, s pár voľnými chvíľami času medzi jednotlivými blokmi v prípade, že sa objaví niečo urgentné.

Môžete si skúsiť rozdeliť čas na polhodiny alebo hodiny. Záleží na tom, čo je vám lepšie. Alebo skúste toto: 40 minútové bloky a 20 minút medzi nimi pre všetko, čo sa objaví nečakane.

Prvá vec ráno: Pracujte na vašej najdôležitejšej úlohe- NÚ. Nerobte nič iné, kým nie ste s touto úlohou hotový.

Dajte si krátku prestávku a potom začnite s vašou ďalšou najdôležitejšou úlohou. Ak sa vám podarí dokončiť dve alebo tri tieto úlohy, zvyšok dňa je potom oveľa ľahší.

Keď pracujete na nejakej úlohe a vymedzili ste si na ňu čas, zbavte sa všetkého, čo by vás mohlo vyrušovať. Zavrite email a odpojte sa od internetu, ak je to možné. Vypnite si telefón.

Sústreďte sa na vašu úlohu a snažte sa ju dokončiť bez toho, aby ste rozmýšľali nad inými vecami.

Ak pocítite nutkanie skontrolovať váš email alebo začať robiť niečo iné, zastavte. Zhlboka dýchajte. Skúste sa skoncentrovať a vráťte sa k vašej úlohe.

Z času na čas, keď ste už dokončili vašu úlohu, skontrolujte vaše poznámky a schránku, pridajte nové úlohy do vášho zoznamu a upravte svoj program, ak je to potrebné. Spracovávajte vašu emailovú a ďalšie schránky v pravidelných intervaloch.

Určite existujú momenty, keď sú iné veci tak dôležité, že ich nemôžete odložiť, aby ste najprv dokončili vašu úlohu.

V tom prípade sa snažte zaznačiť si, kde sa práve s úlohou nachádzate a dajte všetky dokumenty a poznámky tykajúce sa tejto úlohy dokopy a niekde ich odložte (možno máte nejakú špeciálnu zásuvku pre podobné veci).

Potom, keď sa vrátite naspäť k vašej úlohe, môžete vybrať túto zložku a prezrieť si poznámky, aby ste videli, kde ste skončili.

Zhlboka dýchajte, natiahnite sa a robte si občas prestávky. Užívajte si život. Choďte von a oceňte prírodu okolo vás.

Udržujte sa v mentálnej pohode. Produktivita nie je o tom, že sa budete naháňať s vyplazeným jazykom až dovtedy, kým neskolabujete.

Naučím Vás, ako sa môžete učiť menej

Pridajte komentár