Ako eliminovať všetko okrem skutočne dôležitých úloh

Posted by:

Ak ste ako ja a občas si prečítate blog Projekt Život, tak máte dlhý zoznam úloh, ktorý máte asi rozdelený do viacerých častí (práca, dom, povinnosti, volania, atď.)

Váš zoznam úloh je tak dlhý, že je to neúnosné. Nikdy sa vám ho nepodarí úplne dokončiť, pretože každý deň tam pribúdajú novšie a novšie veci.

Zjednodušte váš zoznam na iba pár dôležitých úloh a nebudete už viac potrebovať zložitý plánovací systém.

Dlhý zoznam úloh je jedným z najväčších problémov techniky GTD (Get Things Done), čo, ako som už povedal v minulosti, je úžasný systém a skutočne veci zjednoduší.

Ale neexistuje v ňom žiadne určovanie dôležitosti jednotlivých úloh, ktoré sa každý deň pridávajú na váš zoznam.

Na konci dňa sa potom veľakrát stane, že máte úloh vyše hlavy, ste extrémne zaneprázdnení a snažíte sa spraviť všetky úlohy čo najrýchlejšie, čo sa potom odráža na kvalite.

Takže dnes sa pozrieme na zjednodušovanie – redukovanie vašich cieľov a úloh len na tie najdôležitejšie.

Poďme si najprv predstaviť ideálny scenár. Len nedávno som začal zjednodušovať svoj plánovací systém z GTD k prakticky ničomu.

Stále mám dlhý zoznam úloh, ktoré treba spraviť, ale už ich až tak nevnímam. Namiesto toho som sa zameral na elimináciu a na sústredenie sa na to, čo je skutočne dôležité.

Teraz je môj zoznam úloh prakticky zoznam troch dôležitých vecí, ktoré chcem dnes dokončiť. Tiež mám zoznam ďalších menších vecí, ktoré chcem spraviť, všetky v jeden časový úsek, zvyčajne za 30 minút, čo mi umožní využiť zvyšok dňa na oveľa dôležitejšie úlohy.

Stále používam svoj kalendár, ale iba už ako spôsob, ako si pripomenúť stretnutia a nie je to moje môj plánovací nástroj v pravom zmysle slova.

Už nepotrebujem nástroje na manažovanie svojho času – svoj zoznam som zjednodušil na tri úlohy každý deň.

Ako sa môžete do tohto bodu dostať vy? Tu je pár kľúčových krokov:

Eliminujte, eliminujte, eliminujte

Doprajte si pár minút na prehodnotenie vašich zoznamov úloh a projektov a pozrite sa, ako veľmi sa dajú zjednodušiť. Spravte si z toho výzvu.

Vyskúšajte ich skresať na polovicu! Ak máte na vašom zozname 50 vecí, nechajte tam iba polovicu. Potom ich o pár dní eliminujte ešte viac.

Ako eliminujete úlohy? Niekedy sa úloha stane starou a už ju netreba spraviť. Také hneď teraz preškrtnite. Niekedy tú úlohu môže spraviť niekto iný. Dajte mu to spraviť a preškrtnite.

Poznajte, čo je dôležité

Ako viete, čo je dôležité? Tak, že viete, aký je váš hlavný cieľ a iné ciele. Odporúčam, aby ste sa sústredili na iba jeden cieľ, ale ak chcete mať dva alebo tri, tak je tiež v poriadku.

Len ich hlavne nemajte 10 alebo viac. Tie ciele by mali byť vaše najdôležitejšie projekty. Každá menšia úloha je dôležitá, ak vám pomôže dosiahnuť tieto ciele a je zbytočná, ak sa vášho cieľu netýka.

Zjednodušte vaše záväzky

Ako veľa projektov máte? Ako veľa iných aktivít robíte? Nemôžete to robiť všetko! Musíte sa naučiť, ako povedať nie a ako si vážiť svoj čas.

Ak ste už povedali áno, tak je stále možné povedať nie. Buďte k ľudom úprimní a povedzte im, že máte veľké množstvo projektov, ktoré musíte dokončiť a že nemôžete pracovať aj s nimi.

Takýmto spôsobom môžete pomaly eliminovať vaše záväzky na veľmi malé číslo – majte iba také záväzky, ktoré vám do života prinášajú radosť a hodnotu.

Zjednodušte príjem informácií

Nedávno som prešiel cez proces eliminovania väčšiny mojich RSS feedov. Taktiež som sa zbavil veľkého množstva emailov, ktoré som odoberal.

A už viac ako dva roky som nečítal ani jedny noviny a nepozeral som žiadnu TV, (až na pár DVD- čiek a návštev kina). Noviny mi už nedávajú do života nič, keďže viem ako prifarbujú realitu, aby si ich pozrelo viac ľudí.

Zjednodušte príjem informácií a uvidíte, že začnete byť šťastnejší.

Týždenné zhrnutie

Váš zoznam úloh sa počas týždňa zvykne pekne zaplniť. Dajte si pár minút každý týždeň na eliminovanie a potom na ešte ďalšie eliminovanie.

Nepotrebujete obrovský zoznam úloh na to, aby ste boli produktívny – iba robte, na čom skutočne záleží.

Veľké kamene

Počas týždenného zhrnutia si určite najdôležitejšie úlohy, ktoré by ste chceli na ďalší týždeň dokončiť. To sú vaše Veľké Kamene.

Teraz si ich dajte do vášho programu, prvé úlohy hneď ráno, na rôzne dni nadchádzajúceho týždňa.

Spravte si z nich tie najdôležitejšie veci toho dňa a robte ich ako prvú vec – nedovoľte, aby sa presunuli až nakoniec vášho dňa, pretože ich potom nespravíte.

Najväčšia hodnota

Zvážte prípad dvoch novinárov. Jeden je nenormálne zaneprázdnený a napíše viac ako tucet článkov za týždeň. Všetko sú to dobré články, ale neprinášajú nič nové.

Druhý novinár napíše jeden článok týždenne, ale tento článok sa dostane na titulnú stránku, hovorí sa o ňom po celom meste, internete a blogoch, novinár za tento článok získa ocenenie a stane sa z neho veľmi úspešný a uznávaný expert.

Vďaka tomuto článku potom získa lepšiu prácu a možnosť napísať knihu.

Toto je možno trochu extrémny príklad, ale potvrdzuje pravdu, že niektoré úlohy sa skutočne z dlhodobého hľadiska vyplatia a iné vás zase iba zbytočne zdržujú a z dlhodobého hľadiska nič neznamenajú.

Sústreďte sa preto na tie väčšie úlohy, ktoré vás spravia úspešnými, ktoré vám prinesú dlhodobý príjem a ktoré vám dajú dlhotrvajúce uspokojenie a šťastie. To sú vaše Veľké Kamene – pamätáte?

Zvyšok sú zbytočnosti.

Tri NÚ

Tu je váš každodenný systém plánovania: napíšte si vaše tri Najdôležitejšie Úlohy na kus papiera. To je všetko.

Preškrtnite ich, keď ich dokončíte. Venujte im celý deň, ak je to možné a ak nie, tak aspoň prvú polovicu vášho dňa.

Dajte menšie úlohy dokopy

Počas vášho dňa sa veľakrát objavia menšie úlohy, o ktoré sa bude treba postarať , pretože by inak mohli neskôr spôsobiť problémy. Napíšte si ich na iný zoznam vašich menších úloh.

Pravdepodobne ich nemusíte robiť hneď. Iba si ich napíšte. Neskôr počas dňa si nastavte 30 minút a spravte všetky tie menšie úlohy počas tejto doby.

Ale najprv spravte naše NÚ, až potom všetky ďalšie menšie úlohy. Menšie úlohy môžu byť telefonáty, emaily, napísanie krátkeho listu, nejakú dokumenty, atď. Skúste ich spraviť rýchlo a vyškrtnite ich z vášho zoznamu.

Čítanie emailov robte podobným spôsobom. Dajte si 15 minút dvakrát denne na prečítanie všetkých emailov. Je to lepšie ako keď sa počas dňa miliónkrát vyrušíte čítaním každého emailu osamote.

Naučím Vás, ako sa môžete učiť menej

About the Author:

Pridajte komentár