13 vecí, ktoré zjednodušia váš pracovný deň

Posted by:

Jedna z najlepších vecí, ktorú som spravil, keď som sa rozhodol zjednodušiť svoj život bola, že som zjednodušil svoj bežný pracovný deň. Najprv v mojej normálnej práci a neskôr, keď som odtiaľ odišiel, som to spravil ako spisovateľ a podnikateľ.

Zbavil som sa väčšiny nudných, administratívnych a rutinných úloh a to iba s pomocou niekoľkých zásad.

K dnešnému dňu sa mi podarilo zbaviť veľa nepodstatných vecí a teraz sa môžem sústrediť na to, čo skutočne zbožňujem: na tvorenie.

Nie každý je schopný spraviť tak drastické zmeny k jednoduchosti, ale ak máte nejakú kontrolu nad vašim pracovným dňom, tak určite dokážete spraviť malé veci, ktoré všetko úžasne zjednodušia.

Ak nemáte kontrolu alebo ak sa prichytíte ako si v hlave hovoríte: „Ja toto nemôžem spraviť“ ,začal by som jednoduchou otázkou.

Prečo nie?

Je možné veci zmeniť a ak nie dnes tak možno počas dlhšej doby? Zistil som, že ja sám som si veľakrát myslel, že niečo nie je možné (napr. práca z domu), ale z dlhodobého hľadiska to možné bolo.

Nemusíte robiť všetky tieto veci – stačí si vybrať jednu z nich a skúsiť ju.

Potom skúste ďalšiu a uvidíte, či to bude fungovať. Experimentujte, aby ste zistili, ktorá z nich je pre vás tá najlepšia.

A užívajte si jednoduchý život.

1. Začnite skoro.

Jeden z mojich najobľúbenejších trikov bol, že som začal do práce chodiť skôr. Bolo tam ticho, žiadne telefonáty, mini rozhovory s kolegami, žiadne stretnutia a tak som mohol v pokoji pracovať.

V čase, keď ostatní ešte len začínali, som už mal hotové dve alebo tri dôležité úlohy, ktoré som mal spraviť v ten deň.

2. Obmedzte pracovnú dobu.

Je irónia, že veľa ľudí pracuje dlhšie ako ostatní a myslia si, že robia viac a sú oveľa produktívnejší.

Ale viac hodín neznamená automaticky lepšie výsledky. Namiesto toho pracujte menej hodín a stanovte si limit – povedzme 6 alebo 7 hodín denne – a dokončite všetku dôležitú prácu za tento čas.

Ak totižto viete, že budete pracovať iba 6 hodín, tak sa uistíte, aby ste najprv spravili to najdôležitejšie a budete tak míňať menej času. Limity vás nútia, aby ste boli efektívni.

3. Spravte si krátky zoznam.

Spravte si najprv dlhý zoznam úloh, ktoré musíte spraviť a potom si spravte ešte jeden zoznam ale iba s 1 až 3 úlohami, ktoré sú tie najdôležitejšie.

Vyberte si ich tak, že ak by ste v ten deň neurobili už nič iné okrem týchto vecí, boli by ste hrdý na to, čo ste v ten deň spravili.

Začnite s tou najdôležitejšou úlohou predtým, než začnete prezerať e-maily alebo sa začítate do novín.

4. Dajte všetky rozptýlenia dokopy.

Čo vás najčastejšie rozptyľuje od práce? Asi sú to veci ako e-mail, čítanie blogov, Facebook alebo nejaká

iná sociálne sieť. Spravte si čas aj na tieto veci, najlepšie neskoršie, povedzme medzi treťou a štvrtou poobede.

Nezaoberajte sa nimi pred touto dobou. Tým, že vyriešite všetky tieto veci naraz, môžete najprv spraviť dôležitú prácu, ale stále vám ostane čas na malé rozptýlenie.

Ďalším účinným spôsobom by mohlo byť to, že si ich budete robiť posledných 10 minút z každej hodiny – ale musíte dodržať tých 10 minút za každú cenu.

5. Píšte kratšie e-maily.

Ak e-maily zaberajú väčšinu vášho dňa, je veľmi jednoduché zmeniť to. Začnite s tým, že svoje odpovede budete limitovať na 3 až 4 vety.

Uvidíte obrovský rozdiel najprv v tom, koľko času ušetríte tým, že nebudete musieť písať celé slohy a potom to automaticky skráti aj odpovede na vaše e-maily, čo znamená, že strávite menej času čítaním e-mailov.

6. Obmedzte stretnutia.

Čím menej, tým lepšie. Viem, že top Google manažéri mávajú iba 5 minútové stretnutia a každý, kto sa tohto stretnutia zúčastní, musí byť dobre pripravený a stručný.

Ak sa dokážete vyhovoriť zo stretnutia a iba dostať poznámky o tom, čo sa vlastne preberalo alebo nájdete nejaký iný spôsob komunikácie, môže vám to každý týždeň ušetriť hodiny času.

7. Automatizujte.

Čím menej rutinných a opakujúcich sa úloh musíte spraviť, tým viac času vám ostane na tvorenie a na dôležitú prácu.

Takže automatizujte ako sa to len dá.

Dajte ľudom vypĺňať veci elektronicky, dajte dôležité informácie na vašu web stránku, aby vám ľudia zakaždým nemuseli písať e-mail a pýtať si ich alebo použite službu, ktorá automaticky spracováva platby…možností je veľa, len ich treba nájsť.

8. Odstráňte papierovačky.

Zvykol som sa trápiť s veľa papierovačkami a už vtedy som vedel, že je to strata času.

Ak by firmy a organizácie ponúkli vyplniť ich formuláre elektronicky, ušetrilo by to obrovské množstvá papiera, kopírovania, vyplňovania a prepisovania.

Uprednostnite elektronické vyplňovanie, kedykoľvek je to možné. Toto je jedna z tých dlhodobejších vecí, na ktorú si treba zvyknúť.

9. Upracte si svoj stôl.

To sa dá v pohode zvládnuť za pár minút. Dajte všetko zo stola preč a dajte späť iba tie najdôležitejšie veci.

Všetko ostatné by malo byť buď založené, odovzdané vhodnej osobe, uložené na dočasné miesto v zásuvke alebo vyhodené/recyklované. Robte rýchle rozhodnutia o tom, čo treba spraviť s každou vecou a vráťte sa späť k práci.

10. Odíďte preč.

Ak sa dokážete dostať z kancelárie, môžete si nájsť pokojné, tiché miesto, kde sa môžete sústrediť na dôležitú prácu. Nájdite si miesto, kde môžete pracovať, vypnite Internet a pracujte.

Potom si Internet zapnite, aby ste mohli vašu prácu poslať e-mailom alebo ju uploadnúť . Práca z domu je tiež veľmi dobrá voľba.

Čím viac to dokážete robiť (možno to bude raz za týždeň, hodina denne, polovica pracovnej doby), tým lepšie.

11. Dávajte si krátke prestávky.

Každých 15-20 minút vstaňte od vášho pracovného stola a dajte si prestávku.

Choďte sa na chvíľu prejsť, prihovorte sa niekomu alebo ešte lepšie je ísť sa nadýchať čerstvého vzduchu. Prechádzajte sa alebo si chvíľku masírujte ramená alebo krk, ak cítite napätie.

Dajte si pár klikov, ak sa chcete cítiť ešte lepšie. Potom sa vráťte k práci, pripomeňte si, na čom ste pracovali a pustite sa do toho.

12. Trénujte rituál sústredenia.

Každú jednu alebo dve hodiny sa potrebujete vrátiť do sústredeného stavu. Zaberie vám to iba minútu alebo dve.

Môžete začať tým, že zavriete váš prehliadač a iné okná otvorené na vašom počítači. Dajte si krátku prechádzku po kancelárii, aby ste si vyčistili hlavu a rozprúdili krv. Potom sa vráťte k vášmu zoznamu najdôležitejších úloh a zistite, čo je treba spraviť ďalej.

Pracujte na tom tak dlho, ako je len možné, predtým než zase začnete kontrolovať váš email alebo pôjdete online.

Opakujte tento rituál viackrát počas dňa, aby ste sa dokázali znova plne sústrediť.

Ďalšia vec, ktorá taktiež veľmi pomáha, je párkrát sa zhlboka nadýchnuť a vrátiť sa do prítomnosti.

13. Vyčleňte si úseky času, kedy budete tvoriť.

Nie každý to dokáže spraviť, ale ak je to možné, tak si vyčleňte 2-3 hodiny z vášho programu a cez tento čas iba tvorte alebo robte iné skutočne dôležité veci.

Uistite sa, že vás nebude nič vyrušovať a nedovoľte, aby na tento čas boli naplánované stretnutia alebo iné veci.

Buďte nemilosrdní s rozptýleniami a počas tejto doby robte prácu, ktorú zbožňujete robiť. Dávajte si krátke prestávky, ak je to nutné.

Naučím Vás, ako sa môžete učiť menej

About the Author:

Pridajte komentár